株式会社ヴァイタス Vitas

プライバシーポリシー

株式会社ヴァイタス（以下、当社）は、医療と『ヒト』のあいだに常に最適なソリューションの組み合わせに最善を尽くし、医療と『ヒト』が共生できる情報力を提供することを企業理念としています。その上で、常に事業の用に供している個人情報を適切に取り扱うためには、法令を遵守し当社の事業の内容及び規模を考慮した適切な取得、利用、管理を行う体制（個人情報保護マネジメントシステム）を確立する事が最も重要であり、社会的責務であると考え、当方針を制定し、全従業者に周知徹底するとともに確実に実行いたします。

1．個人情報の取得、利用及び提供等に関する基本原則

個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
個人情報の利用の原則
- 個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。
- あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人にその旨をご連絡し、ご本人に同意をいただいた上で利用します。
個人情報を直接書面によって取得をする場合の原則
- 適法かつ公正な手段により、ご本人の同意がある場合に取得を行います。お客様の個人情報を取得する場合は利用目的を明確にし、目的を達成するために必要な範囲内で行います。当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
- 個人の利益を侵害する可能性の高い機微情報は、ご本人の明確な同意がある場合または法令等の裏づけがある場合を除き取得を行いません。
- 個人情報に関する相談窓口をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得致します。
第三者への提供の原則
- 法律で定められている場合を除いて、個人情報を本人の同意を得ず第三者に開示･提供・預託することはありません。ただし、官公庁等から法的な手続きにより個人情報について開示が求められた場合は、関係法令に反しない範囲において、ご本人の同意なく応募内容を提供することがあります。
個人情報提供の任意性
- ご本人が弊社に対して個人情報を提供することは任意です。ただし、個人情報を提供されない場合には、採用等の活動の場合は、これにかかる事務処理について支障が生じるおそれがあります。
個人情報の開示･訂正･削除についての原則
- ご本人には、ご本人の個人情報の開示を求める権利、同情報の訂正または削除を要求する権利があります。必要な場合には、個人情報保護管理者までご連絡ください。
個人情報の廃棄についての原則
- ご本人からお預かりした個人情報は、利用目的を達した場合、一定期間保管し、適切な方法により廃棄若しくは返却いたします。
業務を受託する場合の原則
- お預かりした個人情報は厳正なる管理を行い契約の範囲内で利用致します。
- 個人情報に関する秘密保持、再委託に関する事項、事故が発生した際の責任分担、契約終了時の個人情報の返却、消却方法を定め遵守してまいります。
当社から外部へ業務を委託する場合の原則
- 個人情報処理を委託する場合には、漏洩等が行われないよう、契約による義務付け等、適切な管理を行います。
お問い合わせ窓口
- 株式会社ヴァイタス
- 連絡先住所：　東京都文京区本郷3-15-2　本郷二村ビル6階
- 電話：　03-6273-7866
- メールアドレス：vitas.privacy@vitas.co.jp
- 担当者：　個人情報保護管理者

2．安全対策の実施

個人情報の正確性及び安全性を確保するために、情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を確実に予防いたします。
内部監査の結果、セキュリティ事故の実例ならびにお客様及び従業員からの要望等により改善が必要と判断されたときには、速やかにこれを是正いたします。

3．法令･規範の遵守および教育・啓蒙について

当社は、すべての役員・従業員に対した継続的な教育、啓発活動を通じ、個人情報関連法令及び、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」（JISQ15001：2006）その他の規範を遵守し、これらに準拠した当社の個人情報保護マネジメントシステムを適正に運用いたします。

4．個人情報の変更等

お預かりした個人情報に関し、ご本人から照会、修正、削除などを希望された場合、または苦情等のお申出があった場合は、適切かつ合理的な方法による迅速な対応、処理ができるようにいたします。
（下記お客様相談窓口まで御連絡ください）

5．個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直し

当社は、内部監査や代表者により個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善し、常に最良の状態を維持すべく努めます。
上記各項目における取り組みおよび保護活動を維持改善していく事をお約束いたします。 2005年05月27日制定　2017年07月08日改訂
株式会社ヴァイタス　代表取締役社長小林　巧
個人情報に関するお客様相談窓口　電話 : 03-6273-7866　E-mail : vitas.privacy@vitas.co.jp

当社における開示対象個人情報の取扱い

個人情報の利用目的について
当社では、事業活動に関連し、具体的に以下のような利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報を利用することがあります。
- お取引先及び業務上関係する企業・団体・官公庁の方に関する個人情報
  - 業務上必要な各種連絡、商談、打合せ、情報の提供
  - 取引先情報及び取引情報の管理
  - 取引に関する発送・配信
  - 取引に関するアンケート調査等の実施
  - 当社業務上で必要な官公庁等への報告、連絡、問合せ
- インターネットサイトその他当社窓口をご利用の方に関する個人情報
  - 各種申込み受付、資料送付、お問い合わせに対する回答など
  - 当社からのサービスのご案内、および社内における調査・研究資料など
- 株主の方に関する個人情報
  - 会社法上の権利行使及び義務の履行への対応
  - 法令またはこれに準じる根拠に基づく管理
  - ＩＲ活動（事業報告書その他の配布物の送付、決算説明会開催案内等）
- 当社へ入社を希望される方に関する個人情報
  - 採用上の連絡、情報の提供
  - 採用業務の実施及び管理
- 当社従業者に関する個人情報
  - 労務、給与支給、人事、評価、能力開発、福利、安全衛生などの管理
  - 事業提携先への連絡、提供
  - 官公庁等への届出、報告
個人情報の取得について
実際に個人情報のご提供をお願いする際は、予め上記のような利用目的をそれぞれ個別に明示し同意の上でご提供いただくよう努めます。但し、ビジネス慣習上名刺を交換させていただく場合や、お電話でカタログ配送のご依頼を受けた場合など、取得の状況から利用目的が明らかな場合につきましては、利用目的の明示を省略させていただく場合があります。
個人情報の共同利用について
当社はご提供いただきました個人情報を共同して利用することはありません。
個人情報の外部委託について
当社はご提供いただきました個人情報を、個人情報に関する「秘密保持契約」を締結している業務委託会社に委託することがあります。なお、明示した利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取り扱いを委託する場合を除き委託をすることはありません。
苦情の申し立て先
開示対象個人情報の取扱いに関する苦情など、お問い合わせ先は以下のとおりです。
- 株式会社ヴァイタス
- 連絡先住所：　東京都文京区本郷3-15-2　本郷二村ビル6階
- 電話：　03-6273-7866
- メールアドレス：vitas.privacy@vitas.co.jp
- 担当者：　個人情報保護管理者
開示対象個人情報の開示などの求めに応じる手続き
基本原則
ご本人から、自己が識別できる開示対象個人情報の開示の請求を受けた時は、ご本人に対し　書面の交付による方法により、遅滞なく、開示対象個人情報を開示することとします。
- 開示など請求受付窓口
  - 株式会社ヴァイタス
  - 連絡先住所：　東京都文京区本郷3-15-2　本郷二村ビル6階
  - 電話：　03-6273-7866
  - メールアドレス：vitas.privacy@vitas.co.jp
  - 担当者：　個人情報保護管理者
- 開示など請求受付手続き
  - 開示など請求の受付方法
    ご本人以外の者に開示することが無いよう、開示は原則として来社による受付としますが、遠隔地の為ご本人の来社が困難な場合や、営業時間の関係でご本人が来社困難な場合等は、郵送による取り扱いとします。
  - 開示など請求に要する手数料
    開示に伴う郵送代、事務処理費用等作業にかかる実費を勘案して手数料は、利用の目的の通知、開示の申し出の場合のみとし、来社５００円、郵送９００円と致します。
- 開示など請求者の限定
  - 考え方
    ご本人および法定代理人以外である第三者からの開示などの請求は、原則として受付けないものとします。任意代理人から開示請求があった場合は、請求自体は受付しますが、原則として、対応結果の通知はご本人に対して行います。
  - 本人および法定代理人
    ご本人および法定代理人からの開示請求は、必要な確認手続きを行ない、ご本人および法定代理人であると確認できた者に対して行うものとします。
  - 任意代理人
    - 任意代理人は、ご本人が自署・捺印した委任状を示し、委任状の代理人と同一人物であることを確認できた者とします。
    - 任意代理人による開示請求については、委任状へのご本人の実印捺印と印鑑登録明書を提出した場合に対応することにします。
    - 原則としてご本人に電話で代理人を通じて開示申請を行った事実の有無について確認します。必要に応じて、任意代理人との関係、委任した理由を確認します。
  - ご本人の配偶者からの開示請求
    ご本人の配偶者や近親者から開示請求があっても、法定代理人又は任意代理人でないならば、第三者への提供になるため、開示請求があっても受け付けないことになります。
- 具体的開示請求の手続きについて
  【来社の場合】
  - 「個人情報開示申請書(お客さま窓口受付票)」の記入
    窓口にてご本人に記入していただきます。申請者のご本人確認等に必要な項目については、記入漏れが無いように十分確認する。
  - ご本人確認
    - ご本人の時
      次の書類の、ａ．氏名、ｂ．生年月日、ｃ．住所によりご本人であることを確認します。写真なし証明書は、２種類以上で確認が必要です。
      - 写真付き証明書
        運転免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード、外国人登録証明書、その他の公的機関発行の証明書
      - 写真なし証明書
        国民年金手帳、厚生年金手帳、戸籍謄本（抄本）戸目＊、住民票＊、実印と印鑑登録証明書
        ＊印：公的機関の発行した原本が必要です。
        ※上記書類は、有効期限内、又は発行日から３ケ月以内のものとします。
        ※これらの書類によりご本人であることが確認できた場合に開示対応します。
    - 代理人の時
      法定代理人、任意代理人から開示請求があった場合、ご本人からの申し出同様上記の書類で確認した上でさらに代理人の資格についても次の書類で確認を行います。
      - 法定代理人
        親権者：ご本人との関係が証明できる戸籍謄本又は裁判所の選任決定書(写）又は後見登記の登記事項証明書
        未成年後見人：ご本人との関係が証明できる戸籍謄本又は裁判所の選任決定書(写）又は後見登記の登記事項証明書
        成年後見人：裁判所の選任決定書(写）又は後見登記の登記事項証明書
      - 任意代理人
        開示請求の委任状(ご本人が自己の開示対象個人情報の開示請求を代理人に委任したもので、ご本人が署名し実印を捺印したもの）及びご本人の印鑑登録証明書
        ※上記書類は、有効期限内、又は発行日から３ケ月以内のものとします。
        ※任意代理人の場合は、原則ご本人に電話で「代理人を通じて開示請求を行った事実の有無や開示請求の理由」を確認します。また、開示報告は代理人ではなく、直接ご本人に行います。
    - 「個人情報開示申請書(お客さま窓口受付票)」の属性内容と当社保有の開示対象個人情報の属性内容が一部一致しない場合
      申請書記載の属性内容と当社保有の開示対象個人情報の属性内容が一致しない時、前住所、旧姓、過去の当社との取引履歴等の情報を照合して、慎重にご本人であるか確認した上で、開示対応を行います。
  【郵送の場合】
  - 「個人情報開示申請書(お客さま窓口受付票)」の確認
    「個人情報開示申請書(お客さま窓口受付票)」の記入項目に漏れがないか確認し、記入漏れがある時には、電話等で確認し、対応します。電話での確認は開示請求者ご本人であるか間違いなく確認した上で行います。
  - ご本人確認
    郵送の場合も、来社と同じ様に適切にご本人確認を行います。また、原則として電話にてご本人に開示申請を行った事実及びその理由を確認します。
  - 代理人の確認
    郵送の場合も、来社と同じ様に代理人自身のご本人確認とご本人の代理人資格の確認を行います。
  - 届出電話番号の確認
    「個人情報開示申請書(お客さま窓口受付票)」が届かない時の確認や開示結果を送付する際の対応の為に、電話番号は当社に届出のある電話番号に間違いないか確認する。
  【機微情報の取扱い】
  - 機微な個人情報の取扱い
    ご本人確認で使用する公的証書等の機微情報は、マスク（目隠し）等を行い取得しないこと。
- 開示対象個人情報とは
  - 開示対象個人情報
    開示、内容の訂正、追加又は削除、消去、第三者提供の停止に、当社が応じることができる権限を有する個人情報を言います。コンピュータ保管データに限らず、紙の情報も含まれます。
  - 開示する内容
    - ご本人の属性
      氏名、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、性別、勤務先　等
    - ご本人の当社利用状況
    - 公開情報等
    - 該当する開示対象個人情報がないとき
      ご本人の開示対象個人情報が存在しない時でも、書面によって、開示対象個人情報が存在しないことを回答に盛り込みます。
  - 開示しないことが出来る場合
    - その個人情報の存在が明らかになることで、ご本人又は第三者の生命、身体、財産に氏名、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、性別、勤務先　等危害が及ぶおそれのあるとき
    - その個人情報の存在が明らかになることで、違法又は不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるとき
    - その個人情報の存在が明らかになることで、国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるとき
    - その個人情報の存在が明らかになることで、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるとき
- 開示の報告
  - ご本人または法定代理人からの開示請
    ご本人又は法定代理人から開示請求があった場合には、開示報告はご本人又は法定代理人に対して行います。
  - 任意代理人からの開示請求
    任意代理人から開示請求があった場合には、その受付を行い、開示報告はご本人があらかじめ届出を行っている住所に、当該ご本人宛に郵送します。原則、電話にてご本人に代理人を通じて開示申請を行った事実があるか確認した上で実施します。
  - 開示報告の郵送
    開示報告をご本人又は法定代理人に郵送する場合は、ご本人以外の者に開封されることの無いように、「親展」扱いにし、「転送不要」「配達記録郵便」で郵送する。
  - 開示報告の交付
    開示報告をご本人又は法定代理人に直接渡す時は、授受簿に確認印をもしくはサインをもらいます。
  - 開示請求に対する回答期限
    開示請求に対する回答期限は、原則として１５営業日以内(郵送に要する日数は除く）とします。調査日数が、回答期限を超える時は、開示請求者に前もってその旨を連絡します。
- 開示対象個人情報の訂正手続き
  - ご本人から、自己の情報について開示を求められ、開示をした結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた時の開示対象個人情報の訂正・削除は各部門において行います。
  開示対象個人情報以外にも以下の個人情報を利用いたします。
  この個人情報に関しても、当社の個人情報保護規定に基づき厳正に管理・利用いたします。
  - 病院や各種医療機関より委託されたシステム開発などで利用する個人情報